POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Dirigida a, Proveedores, Empleados, Clientes y otros titulares (en caso de aplicar) de Datos Personales de los cuales Kyva S.A.S. sea Responsable

Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley No 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto No.1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, Transmisión y Transferencia (nacional e internacional), en caso de aplicar, de Datos Personales que Kyva S.A.S., con N.I.T.901312028-3 , ubicada en la Carrera 19 B No. 86 a – 50 de la ciudad de Bogotá (en adelante la “Sociedad” o “Kyva”) realiza de sus Datos Personales, en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Sociedad realiza el Tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley No. 1266 de 2008, Ley No. 1581 de 2012, Decreto No. 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus Datos Personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Sociedad, incluyéndolo a usted, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado o por lo menos que hayan tenido conocimiento mediante un aviso de privacidad que los Datos Personales tratados por Kyva son de naturaleza pública y por ende no necesitamos de su autorización.

Los Términos y Condiciones de Uso de Kyva (“Términos y Condiciones”) hacen parte integral de esta Política. Las reglas sobre el uso de Cookies u otras tecnologías similares se encuentran reguladas allí y se entienden incorporadas a esta Política.

Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

– Cliente/Usuario: toda persona natural o jurídica, pública o privada que adquiera, disfrute o utilice un determinado producto o servicio cualquiera que sea su naturaleza, en www.kyva.co para la satisfacción de una necesidad propia, privada, empresarial o institucional. Para efectos de esta Política se entenderá que toda referencia a Consumidor, hace referencia a la definición contemplada para Clientes o Usuarios de la plataforma. Específicamente, serán las empresas y/o los Empleados de empresas que tengan el convenio con Kyva, o cualquier persona natural invitada a ser usuario de la plataforma;

– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

– Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

– Empleado: Toda persona natural que tenga una relación laboral con la Sociedad;

– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Sociedad como Responsable de los datos;

– Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Sociedad de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

– Proveedor: Toda persona natural o jurídica que provee sus Productos y/o Servicios a Kyva para que este los ofrezca a sus Clientes/Usuarios; así como toda personal natural o jurídica que provee productos o servicios a Kyva, que necesite Kyva para operar;

– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Sociedad;

– Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, sea Cliente, Proveedor, Empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre Datos Personales a la Sociedad;

– Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Sociedad como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el Tratamiento efectivo de Datos Personales;

– Trasmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales;

– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley No. 1581 de 2012 y al Decreto No. 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

Uso y finalidad del Tratamiento

Kyva reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Sociedad. En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Sociedad, ésta recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere, en caso de aplicar, Datos Personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los Datos Personales son utilizados para:

Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales:

a. Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por Kyva.

b. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Kyva.

c. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por Kyva para dicho efecto.

d. Transferir o transmitir sus Datos Personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.

Empleados:

La Sociedad utilizará los Datos Personales de sus Empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  1. Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Kyva en calidad de Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.
  2. Adelantar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la vinculación laboral de la persona.
  3. Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular del Dato Personal con Kyva.
  4. Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Kyva y mantenerlos actualizados.
  5. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
  6. Administrar los Datos Personales para que Kyva, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones.
  7. Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Kyva cumpla su deber como empleador.
  8. Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Kyva en razón del vínculo laboral.
  9. Promover su participación en programas desarrollados por Kyva que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
  10. Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc…).
  11. Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
  12. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el lugar o puesto de trabajo.
  13. Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el Empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.

n. La Transferencia nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Responsables receptores en otras jurisdicciones.

o. La Transmisión nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Encargados receptores en otras jurisdicciones.

p. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Sociedad.

3. Proveedores y/o Contratistas:

La Sociedad utilizará los Datos Personales de naturaleza pública y aquellos inherentes a la relación comercial, de los Proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  1. Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus Datos Personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de Proveedor y/o tercero relacionado con Kyva y demás trámites asociados a cargo del Responsable del Tratamiento.
  3. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Kyva y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
  4. Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del Proveedor y/o contratista.
  5. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Kyva conforme a la relación contractual y/o comercial.
  6. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
  7. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta
  8. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a Kyva.
  9. Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del Proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de Kyva.
  10. Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a Proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
  11. Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
  12. Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

m. La Transferencia nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Responsables receptores en otras jurisdicciones.

n. La Transmisión nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Encargados receptores en otras jurisdicciones.

o. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Sociedad.

Kyva, entiende que sus Datos Personales y los de terceros que el Proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

Le informamos igualmente que, en su calidad de Titular de Datos Personales sus datos Personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como Titular de Datos Personales. De igual manera, usted tiene libre acceso a esta Política de Privacidad y a los avisos pertinentes que en su momento Kyva le dio a conocer en los formatos donde usted nos entregó sus datos o en los documentos contractuales o cuentas de cobro entre otros.

4. Clientes/Usuarios:

La Sociedad utilizará los Datos Personales de naturaleza pública y aquellos inherentes a la relación comercial, de los Clientes de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

a. Ejecución del contrato (Términos y Condiciones de uso de la Plataforma de Kyva) suscrito con la Sociedad.

b. Uso y navegación de la plataforma de Kyva y la prestación de los servicios de la misma por parte de Kyva al usuario/Cliente.

c. Pago de obligaciones contractuales y operaciones administrativas en general.

d. Identificación del oficio y/o profesión para el correcto desarrollo de su relación comercial con la Sociedad;

e. Contacto Clientes para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

f. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y Datos Personales, le corresponde a la Sociedad.

g. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.

h. La Transferencia nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Responsables receptores en otras jurisdicciones.

i. La Transmisión nacional y/o internacional con otras Compañías y/u otros terceros que actúan en calidad de Encargados receptores en otras jurisdicciones.

j. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato (Términos y Condiciones de uso de la Plataforma Kyva) o la relación entre usted y la Sociedad.

k. Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por usted haya sido otorgada a favor de la Sociedad.

l. Cualquier otra finalidad relacionada con el correcto desarrollo y ejecución de las obligaciones de la relación comercial y/o contractual que tenga usted con la Sociedad.

m. Para procesos de analítica de consumo dentro de la plataforma.

n. Para negociaciones de cesión/compra y venta de bases de datos.

Para todos los Titulares:

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y aquellos señalados en la autorización o aviso de privacidad correspondiente, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Sociedad salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) sea con el fin de proporcionarle nuestros servicios de e- commerce, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) sea requerido o permitido por la ley (vii) sea requerido para finiquitar operaciones administrativas.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus Datos Personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

Kyva podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. En caso de querer conocer puntualmente quienes actúan como Encargados o Responsables Receptores, favor ponerse en contacto con la Sociedad a través del siguiente correo electrónico: serviciocliente@kyva.co.

De igual forma la Sociedad podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus Datos Personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Bajo este entendido, sus datos podrán ser transmitidos o transferidos, según corresponda, para la culminación de operaciones administrativas a favor y bajo instrucciones de Kyva. En caso de querer conocer puntualmente quienes actúan como Encargados o Responsables Receptores, favor ponerse en contacto con la Sociedad a través del siguiente correo electrónico: serviciocliente@kyva.co.

En el caso de Transmisión de Datos Personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto No. 1377 de 13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de Tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Sociedad o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Deberes de Kyva como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

De conformidad con el artículo 17 de la Ley No. 1581 de 2012, los deberes de la Sociedad en su calidad de Responsable son:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley No. 1581 de 2012, los derechos que como Titular le asisten en relación con sus Datos Personales son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Kyva como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

c. Ser informado por la Sociedad, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta Política encontrará el procedimiento a través del cual la Sociedad garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como Titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

Kyva S.A.S.

NIT. 901312028-3

Domicilio: Carrera 19 B No. 86 a – 50 de la ciudad de Bogotá, Colombia

Teléfono: +57 3157005889

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos Personales, por medio del siguiente correo electrónico: serviciocliente@kyva.co.

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Sociedad, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Su solicitud o petición en relación con sus Datos Personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a Kyva atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Sociedad receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

Seguridad, integridad y confidencialidad

Debemos mantener los Datos Personales seguros y protegerlos de cualquier acceso no autorizado, pérdida, daño o destrucción accidental. La Sociedad cuenta con políticas y procedimientos de seguridad, los cuales están diseñados para proteger la información que reposa en nuestras instalaciones y los Datos Personales que se encuentren allí contenidos (tanto la información confidencial como los Datos Personales).

Modificación de esta Política

Esta Política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos estar atentos a nuestras notificaciones referentes a los cambios sustanciales que pueda tener la presente Política. En caso de que usted requiera o desee obtener una copia de la presente Política deberá dirigir la solicitud al correo electrónico: serviciocliente@kyva.co.

Fecha de entrada en vigencia: noviembre de 2019.